年賀状ソフトは、データベースの練習という意味で1年中使えます

年賀状ソフトは、データベースの練習という意味で1年中使えます

先日、会社の住所録を管理するのに、何かいいソフトはないですか?という相談がありました。

年賀状ソフト位しか浮かばなくて・・・・・ということでした。

いえいえ、年賀状ソフトでもう、十分だと思います、とお伝えしました。

年賀状ソフトでできること

私は、次のような仕事に年賀状ソフトを使っています。

  1. 年賀状、暑中見舞いなどの宛名印刷
  2. 窓付き封筒の住所印刷
  3. 宛名ラベル印刷
  4. 年賀状の裏面の干支などの印刷
  5. 名刺
  6. 簡単なチラシ
  7. 案内状

上記の5、6、7は、年賀状の裏面印刷の応用になります。

印刷する用紙が、ハガキの大きさか、A4などハガキ以外の大きさか、だけの違いです。

上記、1、2、3は、年賀状ソフトの住所録管理でできることです。

年賀状ソフトの住所録管理でできること

年賀状ソフトの住所録というのは、おそらく、一番身近で簡便なデータベースソフトだと思います。

パソコンを使っているユーザーなら、ほとんどの人はエクセルなどの表計算ソフトを使っていると思います。

私は、アクセルなどの表計算ソフトは、データベースを目に見える形にしてくれるソフトだと思っています。

そして、エクセルでデータ処理ができるようになったら、次のステップは、例えば、マイクロソフト社のOfficeの上位バージョンに含まれているAccessか、Apple社(今はClaris社)のFileMakerに進むのがいいと思っています。

ただ、データベースソフトは、正直、敷居が高いと感じると思います。

そこで、データベースを習う最初の一歩として、データベースの簡易版ともいえる年賀状ソフトの住所録が最適だと思うんです。

データベースは、BigDATAの取扱になくてはならないソフトですが、扱うデータは、住所だけではありません。

その中で、年賀状ソフトは、住所録に特化したデータベースソフトということが言えます。

そこで、「住所録を管理するソフトは、何がいいですか?」の問い対しては、年賀状ソフト、というのが答えになります。

年賀状ソフトの住所録管理を使ってどういうことができるか?

パソコンの得意技、そして、データベースの得意技は、検索・抽出機能と並び替え機能だと思います。

例えば、1万件の住所録があったときに、

  • 千葉県に住む女性をピックアップして、DMを出したい
  • 喪中の人を除いて年賀状を出したい
  • 名前をあいうえお順で並び替えて、住所録の一番を印刷したい
  • 鈴木という姓名の人だけを探し出したい

数え上げればキリがないですね。

ちなみに、この検索・抽出や並び替えの機能をつかいこなしている人は、Googleやヤフーでの検索は、とても手際よくできます。

検索窓入れる言葉のルールは、データベースでのルールと同じか応用だからです。

年賀状ソフトにも、代表的なソフトがいくつかありますが、私が使っているのぱ、「筆自慢2004」という古いソフトです。

この会社は、今はなくなってしまって、引き継いでいる会社がいないみたいで残念なのですが、その前のバージョンから数えると、20年以上も使い続けています。

そんなに古いソフトで大丈夫なのと、とよく言われますが、データベースのルールは、同じですので、全く問題ないんです。

また、年賀状の裏面は、毎年、干支がかわるのでどうするの?という質問も受けますが、裏面は、インターネット上の無料の素材集があのので大丈夫なんですよ。

夏の暑中見舞いやお正月の年賀状だけの年賀状ソフトでは、本当にもったいないですよ。

ぜひぜひ、データベースの第一歩で、皆さんのパソコンに入っている年賀状ソフトの住所録をどうか使いこなして下さいね。

そうだ、スマホや携帯に入っている電話帳の管理をしてみたらいかがですか?